Huishoudelijk reglement
ARTIKEL 1: DOEL
Het huishoudelijk reglement heeft tot doel de procedures vast te leggen om de werking van de Seniorenraad te optimaliseren en de informatiedoorstroming te bevorderen.
ARTIKEL 2: BEVOEGDHEID
Het huishoudelijk reglement wordt voorbereid door het Dagelijks Bestuur en ter goedkeuring voorgelegd aan de Seniorenraad.
Eventuele wijzigingen kunnen enkel aan de Raad voorgesteld worden na een 2/3 meerderheid in het Dagelijks Bestuur.
ARTIKEL 3: DE SENIORENRAAD
3.1. Samenstelling van de Seniorenraad
De vertegenwoordiger van een woonzorgcentrum kan zowel iemand van de directie zijn als een personeelslid of een bewoner.
Op het einde van elke werkingstermijn is het uittredend Dagelijks Bestuur belast met de voorbereidende werkzaamheden voor een vlotte en correcte samenstelling en verkiezing van de nieuwe Seniorenraad.
Zes maanden voor het einde van elke werkingstermijn worden de voorzitters van de verenigingen aangeschreven met het verzoek om binnen de 3 maand nieuwe vertegenwoordigers aan te duiden of de vroegere vertegenwoordigers in hun functie te bevestigen.
Voor de opvulling van de vacatures voor leden ten persoonlijke titel in de nieuwe Seniorenraad worden de inwoners door een aankondiging via de gemeentelijke informatiekanalen en via de website van de Seniorenraad ervan in kennis gesteld dat zij zich kandidaat kunnen stellen om lid te worden van de Seniorenraad. Deze kandidaturen moeten binnen de 3 maanden na de aankondiging ingediend worden. De kandidaturen worden aan het secretariaat van de Seniorenraad gestuurd.
Het Dagelijks Bestuur gaat na of de kandidaten voor de Seniorenraad van de verenigingen en de kandidaten ten persoonlijke titel aan de toelatingsvoorwaarden vervat in artikel 5b) tot e) van de statuten voldoen.
Het Dagelijks Bestuur beoordeelt de kandidaturen ten persoonlijke titel op basis van een individuele en gemotiveerde kandidatuurstelling en op basis van een gesprek met de kandidaten. De lijst van de weerhouden kandidaten wordt voor aanvaarding aan de Seniorenraad voorgelegd. Indien nodig wordt binnen het Dagelijks Bestuur een geheime stemming georganiseerd.
Elk ontslag uit de Seniorenraad gebeurt schriftelijk aan de voorzitter, die het ter kennis brengt van het Dagelijks Bestuur en de Seniorenraad. Het Dagelijks Bestuur neemt de nodige maatregelen om in de vervanging te voorzien.
Bij elk ontslag door voortijdig wegvallen van een lid van Seniorenraad of door intrekking van een mandaat, zal de vereniging die de betrokkenen vertegenwoordigt in de Seniorenraad verzocht worden om binnen een termijn van 3 maand een ver- vanger aan te duiden.
Voor de opvulling van vacatures voor een lid ten persoonlijke titel wordt, zo deze er is, de volgorde van de wachtlijst gerespecteerd.
Indien de voorzitter zelf ontslag neemt, zorgt de oudste ondervoorzitter ervoor dat het Dagelijks Bestuur binnen 2 maand een nieuwe voorzitter verkiest.
Tot de installatie van de nieuwe Seniorenraad blijft de uittredende Seniorenraad effectief zetelen.
3.2. Vergaderingen van de SR
De agenda van de Seniorenraad wordt opgemaakt door het Dagelijks Bestuur.
Een dringend verzoek om een vergadering te beleggen wordt aan het secretariaat gericht, dat onmiddellijk de voorzitter inlicht.
De voorzitter moet het Dagelijks Bestuur onverwijld samenroepen om over het agendapunt een standpunt in te nemen. Dit standpunt wordt bij de bespreking in de Raad medegedeeld.
De voorzitter zit de Seniorenraad voor.
Het verslag van een vergadering wordt op de eerstvolgende vergadering ter goed- keuring op de agenda geplaatst.
3.3. Raadsbeslissingen
De voorzitter en de seniorenconsulente staan in voor het uitvoeren van de beslissingen van de Seniorenraad.
ARTIKEL 4: HET DAGELIJKS BESTUUR
4.1. Samenstelling
Wanneer mandaten vrijkomen in het Dagelijks Bestuur wordt aan de leden van de Seniorenraad gevraagd hun kandidatuur in te dienen op het secretariaat.
Op de eerstvolgende vergadering van de Seniorenraad worden deze kandidaten verzocht zich voor te stellen en hun kandidatuur te motiveren.
Hierna volgt een geheime stemming met stembiljetten waarop de namen van de kandidaten voorkomen. Naast de naam van gewenste kandidaat wordt met 'ja' gestemd.
Slechts één vertegenwoordiger van eenzelfde vereniging kan tot het Dagelijks Bestuur toetreden.
In het Dagelijks Bestuur worden volgende bestuursfuncties onder de leden verdeeld:
- een voorzitter;
- twee ondervoorzitters;
- een secretaris/verslaggever: maakt een verslag op van alle vergaderingen van het Dagelijks Bestuur en van de Seniorenraad;
- een penningmeester: int alle inkomsten en doet alle uitgaven goedgekeurd door het Dagelijks Bestuur.
4.2. Vergaderingen
De voorzitter zit het Dagelijks Bestuur voor. Bij afwezigheid wordt de voorzitter vervangen respectievelijk door de oudste ondervoorzitter en bij diens afwezigheid door de andere ondervoorzitter.
Het verzoek van 2 leden van het Dagelijks Bestuur om een dringende vergadering te plannen wordt gericht aan het secretariaat, dat onmiddellijk de voorzitter verwittigt.
De voorzitter stelt de agenda vast van het Dagelijks Bestuur. Elk lid van het Dagelijks Bestuur kan voor wat de agendapunten betreft, suggesties richten aan het secretariaat.
In naam van het Dagelijks Bestuur verzorgt de voorzitter de contacten met de gemeentelijke overheden en de pers, tenzij het Dagelijks Bestuur voor een bepaald item een ander lid van het Dagelijks Bestuur aanduidt.
De voorzitter en de secretaris ondertekenen de officiële briefwisseling.
De voorzitter en de seniorenconsulente staan in voor het uitvoeren van de beslissingen van het Dagelijks Bestuur.
ARTIKEL 5: BIJSTAND VAN DESKUNDIGEN
De Seniorenraad en het Dagelijks Bestuur kunnen zich voor een bepaalde materie laten bijstaan door personen omwille van hun deskundigheid of onderlegdheid in deze materie.
Zij zijn niet stemgerechtigd.
ARTIKEL 6: WERKGROEPEN
Het Dagelijks Bestuur stelt aan de Seniorenraad de eventuele oprichting van een werkgroep voor, omschrijft de opdracht en duidt een coördinator aan.
Bij de leden van de Seniorenraad wordt sterk aangedrongen om deel te nemen aan werkgroepvergaderingen.
De werkgroep stelt binnen haar leden een verslaggever aan.
Met het oog op de continuïteit en een vlotte werking van een werkgroep is een re- gelmatig contact en overleg tussen de coördinator en de verslaggever onontbeerlijk.
Het is de verslaggever die na overleg met de coördinator en - desgevallend na een doodle - het vergadermoment bepaalt. De verslaggever formuleert - steeds na overleg met de coördinator - de agenda en verstuurt de uitnodigingen.
De verslagen van de werkgroep worden door de verslaggever overgemaakt aan de ouderenconsulent, die ze doorstuurt aan de leden van de werkgroep en de leden van het Dagelijks Bestuur.
De conclusies en eindvoorstellen worden door het Dagelijks Bestuur onderzocht en het Dagelijks Bestuur beslist uiteindelijk over de te ondernemen acties.
De werkgroepen kunnen zich met akkoord van het Dagelijks Bestuur over een be- paald probleem laten informeren door deskundigen van buiten de Seniorenraad. Deze personen kunnen echter geen permanent lid worden van een werkgroep.
Indien vanuit de stedelijke overheid de medewerking van een (delegatie van een) werkgroep wordt gevraagd zal de voorzitter van de Seniorenraad, al dan niet vergezeld van een lid van de werkgroep, deze taak op zich nemen. Hij zal hiervan zowel de leden van de werkgroep als de leden van het Dagelijks Bestuur op de hoogte brengen.
Tijdens de periode dat een problematiek in een werkgroep geagendeerd blijft, komt het aan de coördinator of een daartoe aangeduide persoon toe om met betrekking tot deze problematiek eventueel tussentijdse contacten te hebben met de bevoegde overheid en diensten.
De verslagen van de werkgroep worden overgemaakt aan het secretariaat, dat ze doorstuurt aan de leden van het Dagelijks Bestuur.
De conclusies en eindvoorstellen worden door het Dagelijks Bestuur onderzocht en het Dagelijks Bestuur beslist uiteindelijk over de te ondernemen acties.
De werkgroepen kunnen zich met akkoord van het Dagelijks bestuur over een be- paald probleem laten informeren door deskundigen van buiten de Seniorenraad. Deze personen kunnen echter geen permanent lid worden van een werkgroep.
ARTIKEL 7: CONTACTEN MET DE GEMEENTELIJKE OVERHEDEN
7.1. Adviezen aan de gemeentelijke overheid
Adviezen worden uitgebracht door de Seniorenraad op voordracht van het Dagelijks Bestuur.
Suggesties voor een advies kunnen door ieder lid van de Seniorenraad worden geformuleerd en aan het secretariaat gestuurd, dat de voorzitter inlicht.
Ontwerpadviezen van een werkgroep worden voorgelegd aan Het Dagelijks Bestuur en verder aan de Seniorenraad. De verdediging gebeurt door de voorzitter van de Seniorenraad, desgevallend bijgestaan door een lid van de werkgroep.
Ieder advies moet zeer grondig gemotiveerd worden.
Bij hoogdringendheid en indien er geen vergadering van de Seniorenraad gepland is binnen een redelijke termijn, kan het Dagelijks Bestuur beslissen het advies onmiddellijk over te maken aan de gemeentelijke overheid. De Seniorenraad wordt hierover ingelicht op de eerstvolgende vergadering.
De adviezen worden namens de Seniorenraad ondertekend door de voorzitter en de secretaris.
7.2. Signaalfunctie
In het kader van de signaalfunctie kan het Dagelijks Bestuur schriftelijk aan de stedelijke overheid of aan de betrokken diensten concrete problemen met een beperkte draagwijdte ter kennis brengen. In de eerstvolgende vergadering van de Seniorenraad wordt daarvan melding gemaakt.
7.3. Andere contacten
Alle verslagen en einddocumenten van de Seniorenraad worden aan de stedelijke overheid medegedeeld.
ARTIKEL 8: VERTEGENWOORDIGING VAN DE SENIORENRAAD IN ANDERE BELEIDS-EN ADVIESORGANEN
De vertegenwoordigers van de Seniorenraad in andere beleids- en adviesorganen worden aangeduid door het Dagelijks Bestuur.
Zij brengen regelmatig verslag uit aan het Dagelijks Bestuur en sturen de versla- gen van de vergaderingen door aan het secretariaat, dat ze per e-mail verder doorstuurt aan alle leden van het Dagelijks Bestuur.
In principe worden die vertegenwoordigers gekozen uit de leden van het Dagelijks Bestuur. Wanneer er meer dan een vertegenwoordiger van de Seniorenraad kan deelnemen aan de activiteiten van die beleids- en adviesorganen kunnen ook leden van de Seniorenraad, die geen lid zijn van het Dagelijks Bestuur, in aanmerking komen om de Seniorenraad te vertegenwoordigen.
ARTIKEL 9: COMMUNICATIE EN INFORMATIEDOORSTROMING
9.1. Verantwoordelijkheid voor de interne communicatie
De voorzitter pleegt regelmatig overleg met de seniorenconsulente en ze zijn samen verantwoordelijk voor de systematische informatiedoorstroming naar de leden van het Dagelijks Bestuur en de Seniorenraad.
9.2. Communicatie met de leden van de verenigingen
De leden van de Seniorenraad, vertegenwoordigers van de verenigingen, verbinden er zich toe hun achterban op de hoogte te houden van de activiteiten van de Seniorenraad en ook voor feedback te zorgen.
9.3. Informatieuitwisseling met het lokaal dienstencentrum
De vertegenwoordiger van het dienstencentrum informeert regelmatig het Dagelijks Bestuur over de geplande activiteiten.
De vertegenwoordigers van de Seniorenraad in de Centrumraad hebben bijzondere aandacht voor de complementariteit van de activiteiten en de samenwerkingsverbanden.
De leden van de Seniorenraad brengen hun leden op de hoogte van de activiteiten van het Dienstencentrum.
ARTIKEL 10: ADMINISTRATIEVE ONDERSTEUNING
10.1. Secretariaat
De seniorenconsulente zorgt voor het opstellen en verzenden van alle bescheiden en houdt het archief bij van de Seniorenraad.
10.2. Financiële middelen
Het Dagelijks Bestuur kan beslissen de kosten van de leden voor het volgen van studiedagen en vormingscursussen te betalen op het budget van de Seniorenraad.
De penningmeester beheert de gelden van de Seniorenraad en maakt op het einde van het jaar een financieel verslag op voor de gemeentelijke overheid.
Goedgekeurd op de plenaire vergadering van 27 april 2017.